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ACTUALIDAD

El mundo esta en constante movimiento y las coopropidades deben estar al nivel de esos cambios, hoy en día con el acceso global del internet, las empresas, los edificiós y conjuntos residenciales deben contar en sus administraciones con este servicio y así tener un mecanismo de busqueda, capacitación, actualizaciones en normas, busqueda de proveedores, nuevas herramientas de ayuda, igualmente mantener un correo elecronico o una pagina web para recibir información de leyes, propuestas, cotizaciones, en esto esto consiste la opimización de recursos.

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Cargos Gerenciales dentro de un consejo de adminisración

Presidente: Es la persona que encabeza el consejo, es aconsejable que sea la persona que mas conocimientos básicos tenga en el tema, sus funciones generalmente son las siguientes:
1 En caso de no haber administrador o existir ausencia temporal del cargo, él puede tomar la representación de la persona jurídica mientras se hace la sustitución respectiva.
2 Es el encargado de dirigir y dar la palabra en las reuniones del consejo
3 Es el responsable de trasladar las decisiones tomadas al administrador
4 Será uno de los encomendados en firmar el libro de actas de consejo
5 Velara como principal responsable de que lo aprobado se cumpla ya sea en consejo de administración o en asamblea:

Principales herramientas necesarias para su función:
a Copias de actas de asamblea
b Copias de actas de consejo
c Reglamento de propiedad horizontal
d Manuales de administración y consejo
e Ley estatal de regulación de propiedad horizontal

Secretario: Es la persona responsable de tomar notas en cada una de las sesiones del consejo y trascribirlas en actas. Al inicio de cada reunión es importante leer el acta de la reunión anterior para verificar en consejo su autenticidad y corroborar que no queden temas hablados fuera de esta, después de aprobada el acta debe ser trascrita al libro de la copropiedad por el administrador.

Extractado del libro de la copropiedad y la propiedad horizonal. de.R.

Problemas que encuentra una persona al recibir una adminisración

1 El desconocimiento del consejo y de los residentes de los reglamentos de propiedad horizontal.

Este problema es muy común ya que las personas que vinculan un consejo de administración inicialmente lo hacen por diferentes motivos y pocas veces son concientes de la responsabilidad comunal que asumen ante la copropiedad. Desafortunadamente algunos asumen este rol esperando status ante su comnidad y prebendas que no llegaran, o con el interés de sacar alguna tajada de la situación ya sea ante la comunidad; como en el caso de quien tiene conflictos con sus vecinos y cree que ocupando algún cargo directivo obtendrá cierto grado de respeto o poder, o de quien quiere favorecerse o favorecer a alguien con la consecución de algún contrato y nunca faltan las personas que se vinculen solamente para pasar el tiempo o tener algo que hacer.

La participación del consejo de administración debe ser activa y cada uno de sus integrantes debe aportar sus conocimientos y experiencias para fortificar el desarrollo de la labor, es importante que la primera función del consejo elegido sea estudiar y evaluar internamente los reglamentos de propiedad horizontal, los reglamentos de trabajo del consejo, los manuales de convivencia, las funciones del administrador, los contratos vigentes y los tips legales y normas que puedan utilizar y garanticen el ideal desarrollo de las funciones generales, deben verificar que estos reglamentos estén de acuerdo a las necesidades reales de cada copropiedad y si no existen crearlos con el apoyo de su administrador ya que debe ser el quien tenga mas conocimientos y experiencias en el tema.

2 La ideología de que el administrador es el que todo soluciona y es el único responsable ante las necesidades de la copropiedad.
Si bien es cierto el administrador es el representante legal de la copropiedad requiere del apoyo comunitario para sacar adelante los proyectos y presupuestos elaborados, factores como la morosidad en la cartera, los presupuestos estrechos, la falta de contratos preventivos, la calidad del personal que presta sus servicios en la copropiedad, falta de apoyo del consejo de administración, la no consecución de pólizas que suplan las necesidades primarias de la copropiedad, la incontinidad de los cargos de administración, son causas fundamentales para el fracaso de la administración y por ende del fracaso y la deserción comunitaria.

Como solucionar problemas económicos si no hay dinero en caja
Como trabajar en equipo cuando el vigilante habla mal del administrador o el personal de aseo no cumple los cronogramas asignados por el administrador y no hay apoyo de los residentes ni del consejo.
Como exigir que todo funcione a cabalidad si no se presupuesta hacer revisiones preventivas de sistemas eléctricos o hidráulicos y solamente someten a la administración a realizar arreglos inmediatos o correctivos a daños no presupuestados.
Es importante que la comunidad conozca sus derechos y obligaciones frente a sus vecinos, la comunidad debe conocer los procedimientos a seguir ante cada situación, a mi despacho llegan casos de personas inconformes con sus vecinos por que no les saludan o les miran mal esto es irrelevante para la función administrativa se debe partir de un principio y un procedimiento para la solución de conflictos de convivencia y la base de este debe ser el dialogo entre las partes afectadas con el fin de llegar a un mutuo acuerdo, cumplido este procedimiento si no hay convenio entre las partes se debe trasladar la situación al comité de convivencia, ellos con base a las normativas vigentes de la copropiedad darán las pautas para dar solución al conflicto. Asumidas las anteriores instancias y de continuar el problema este se trasladara al administrador para que tome las sanciones pecuniarias o legales de cada caso mchas veces se debe recurrir a las autoridades competentes.
Es importante tener en cuenta estos procedimientos y la comunicación pertinente entre comité de convivencia y administrador para el manejo de estos temas ya que el mayor desgaste que se recibe en las oficinas de administración esta dado por estas situaciones.


3 La cartera morosa y los presupuestos amarrados no reales
Enunciado anteriormente si no hay dinero de donde se tomaran fondos para cumplir los objetivos de la comunidad, se tiende a aprobar presupuestos que solamente cubren los gastos básicos de la copropiedad con el fin de obtener cuotas de administración mas bajas y no se tiene en cuenta que hay una cartera en mora permanentemente, ya que si estas personas no pagan descompensan el valor presupuestado recordemos que el presupuesto es el valor anual aprobado con anticipación, de ingresos y gastos que debe ejecutar la copropiedad, por ejemplo si se presupuesta invertir en la compra de un parque infantil que vale $1.000.000 en un edificio donde el presupuesto anual total de ingresos y gastos estimados es de $8.000.000 y al final del periodo encontramos una cartera de $2.000.000 es muy posible que no podamos acceder a ese parque ya que la recuperación de esos $2.000.000 así se ejecute por medios jurídicos puede demorarse y no nos permite realizar las labores presupuestadas.
Un presupuesto debe ser flexible y tener en cuenta todos los aspectos que maneja la copropiedad tanto en necesidades como en gastos, identificar y suplir posibles necesidades extraordinarias que en el periodo se puedan presentar como por ejemplo prever la vida útil de registros de agua, equipos de computo y demas necesarios para el desarrollo normal de la actividad administrativa, por tanto es importante fijar el valor dentro de algún rubro y no dejar a la suerte este tipo de decisiones

4 Un consejo de administración desanimado u obligado que solamente asista por cumplir
Es común que algunas personas se vínculen a un consejo de administración sin tener clara la situación a que se van a afrontar y solamente por el hecho de que su nombre es propuesto por amigos o vecinos o que por sorteo son elegidas estas personas, comúnmente estas personas ingresaran a las reuniones si es que van, esperando que terminen lo mas pronto posible es importante que el presidente, administrador o monitor de la reunión genere estrategias participativas para mantener la atención como preguntas, participación constante y creación de comités

5 Un equipo de administración que interfiera en las labores o funciones del administrador
En capitulo anterior se hablo de la importancia de conocer las funciones de cada responsable de la administración esto para que cada integrante no interfiera en las labores del otro generando roses internos entre las areas la intromisión del consejo en las funciones del administrador se cataloga como una coadministración y delega responsabilidades en el consejo que no le corresponden. Además de los comités es mejor organizar unos cargos por organización dentro del consejo de administración

6 Los residentes que están en oposición a los consejos o que nunca están de acuerdo con ninguna labor realizada y los que son reacios a los cambios o cobros justificados de cuotas de administración.
Esto es común, la mayoría de culturas no esta de acuerdo con los cobros o con pagar sus cuentas de administración, pero la necesidad del servicio de administración, vigilancia y aseo deben tomarse como si fuese un servicio público

7 Los contratos que recibe un administrador que están vigentes de administraciones anteriores que son leoninos en contra de la copropiedad o no estipulan las cláusulas que realmente necesita la misma.
Estos al estar firmados algunas veces restringen la exigibilidad de funciones de los contratistas ya que son sesgados en sus cláuslas, es recomendable firmar contratos por periodos máximo de 1 año que términen n mes después de la asamblea ordinaria anual de ley.

continua... libro de la copropiedad der.R

Sentencia y comentarios sobre conserjerías

Sentencia de la Corte permite bajar el costo de la vigilancia
Gracias al fallo, la seguridad pasiva que no utiliza armas podría ser contratada directamente.
La sentencia C-995 del 2005 de la Corte Constitucional hace algunas precisiones que aliviarán el presupuesto de las copropiedades de estratos medio y bajo. Allí se señala que el objeto de la vigilancia es la seguridad ciudadana ordinaria ¿que no está asociada al conflicto armado¿, lo que tiene implicaciones directas en la contratación de la seguridad privada.
De esa forma se regulan ciertas actividades de los particulares para disminuir los riesgos personales que puedan amenazar la vida, la integridad física o los bienes de las personas, y que no modifica su estatus de población civil.
El máximo tribunal también recuerda...
El Estado tiene el monopolio del uso de la fuerza y que los particulares solo pueden poseer o portar armas con permiso de la autoridad competente, y no hay cabida para las armas de guerra o de uso exclusivo de la fuerza pública.
Advierte, además, que ningún servicio de vigilancia y seguridad privada puede desplazar o sustituir la actividad de defensa y seguridad desplegada por las fuerzas armadas del Estado.
Al mantener exequibles ciertas normas, la Corte aclara que las actividades bajo el control de la Superintendencia de Seguridad y Vigilancia Privada son aquellas realizadas por los servicios a favor de terceros para los cuales el Estado expide permisos.
Sin embargo, excluyen de la competencia de la SuperVigilancia las actividades individuales y pasivas de custodia realizadas por particulares, dirigidas a velar por su propia seguridad y la de los suyos, sin una finalidad distinta a la disminución de riesgos personales y sin afectar los derechos de terceros. Eso sí, siempre que mantengan características distintas a los servicios de seguridad mencionados.

Expectativa por pronunciamiento
En las copropiedades medianas y pequeñas, especialmente en las que están destinadas a vivienda, el pronunciamiento ha sido bien recibido.
Allí, el 60 por ciento de los presupuestos está destinado a cubrir las tarifas impuestas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (Decreto 073/02), con el agravante de que la comunidad no las puede pagar.
Con base en que conjuntos y edificios sometidos a propiedad horizontal son personas jurídicas, tienen intimidad, aspiran a su seguridad, la de los suyos y sus bienes, se abre la posibilidad de contratar directamente personas sin armas como toderos, conserjes, recepcionistas y porteros para hacer menos costosa la contratación.
Varias compañías de vigilancia expresan optimismo por el fallo judicial, pues les permite ampliar su portafolio de servicios, reduciendo los costos, los riesgos y las responsabilidades que genera el empleo de armas.

Interpretación de la Superintendencia
La entidad interpreta de forma distinta el fallo y se mantiene en su tradicional concepto, así no se utilicen armas: porteros, toderos, conserjes y similares que seleccionen el ingreso o la salida de personas u objetos son medio humano de vigilancia y tendrá control de la entidad estatal. Por lo tanto, se deben contratar mediante empresa de vigilancia autorizada.
Aparte del pronunciamiento judicial que traza la competencia a la Superintendencia, no existe otra norma expresa que determine la vigilancia sin armas.
Lo más cercano son algunas resoluciones sancionatorias por la contravención al concepto, que ha hecho carrera en la entidad de control. Por ello, académicos, juristas, inmobiliarios y algunas copropiedades profundizarán en este tema durante su encuentro anual, el 27 de mayo.


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