PROYECTO DIGITALIZANDO AL VALLE

Expertos en Digitalización y custodia de informacion

DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS


 

Que es digitalización

Proceso mediante el cual introducimos datos al computador, empleando como medio scáner, Mouse, teclado, Digitalizadores Manuales, micrófonos entre otros.
Introducir textos
Objetivos generales

copia
* Obtener una copia confiable de la información contenida en documentos

* Observar la información de la manera más rápida y efectiva para agilizar procesos
 * Introducir los documentos (Resoluciones, Decretos, Contratos, entre otros) procesados y firmados en DVD  ROM con el fin de visualizarla en el computador


* Evitar la pérdida de documentos
Objetivos específicos



Libros en Usb
       Ventajas del proceso.

* Digitalizando la información, podemos transportarla de un sitio a otro sin mayor esfuerzo, en CD, diskette, Flash disk, y consultarla por medio de la Intranet de la empresa ya que no necesitamos trasladar todo un folder o Una AZ, tan sólo las páginas que necesitemos.

* Evitamos riesgos por pérdidas o daños de los soportes físicos y de documentos de suma importancia.

*Aumentamos espacio libre en nuestro sitio de trabajo.



Estructura y organización de los 

documentos


Se guardan las páginas de cada libro, AZ, libros empastados entre otros  en una carpeta con el nombre correspondiente


Al presionar doble clic en la carpeta aparece lo siguiente. Son Archivos que contienen la información de cada  una de las páginas del libro. 


Luego al ubicar cualquiera de los Archivos visualizaremos la Información que se encuentra en cada una de las paginas de la siguiente manera


Beneficios de Nuestro sistema de Digitalizacion



No se Pixela

 Libros
Al Aumentar la Visualización de la Página en Pantalla, La Información es totalmente Legible, Las letras No se Pixelan Nuestra Empresa
En el Tratamiento con los Libros, No se requiere Desarmarlos, Evitando el deterioro en el archivo Físico
documento 1826


No se puede Modificar El Documento, Lo cual Hace Nuestro Método Altamente Seguro
Digitalizamos Páginas Superiores a Tamaño Oficio Enteras


Riesgos de Digitalizar con Otros Métodos

Letra Pixelada

Romper Libro
Al Aumentar la Visualización de la Página en Pantalla, Las Letras Tienden a Pixelarse (Información Ilegible) La Empresa X
En el Manejo de Libros o Folios Empastados, Se requiere desencuadernar Para Lograr Escanear, Deteriorando el archivo Físico
Modificar Texto

Hoja Oficio
Se Pueden Convertir Los Documentos a Formato texto, Editar y Modificar su Contenido (Baja Seguridad en el Manejo de La información)
El Tamaño Máximo por Página al Cual se Puede Escanear es Tamaño Oficio

Resultado Final

Nuestra Empresa

          Empresa X
Documento 1826

Hoja Sola

Proyectos Ejecutados

                                                         

        Años 2013 - 2014                     Año 2012                           Año 2010

     
                                                          Hospital de Yumbo    

         Años 2003, 2011                  Años 2013 - 2014            Años 2004 - 2012     



Espacio ocupado
 

Páginas por DVD = de 28.000 a 30.000 páginas

 

Peso por página = entre 320 y 500 kb aproximadamente

 

uno de los sistemas mas utilizados y ofrecidos en el mercado cuando de copias de 

 

seguridad de sus archivos se trata,  ya muchos de nuestros clientes PERSONAS NATURALES – JURIDICAS Y ENTES GUBERNAMENTALES MUNICIPALES, gozan de los beneficios del archivo digitalizado, por costos y calidad.

 

 

Uso

 
  

1. Utilizando el Explorador.

 

Se Permite el acceso de los Usuarios a un subdirectorio ubicado en un disco duro en el servidor, De tal manera que solo puedan consultar la información digitalizada, la cual puede ser del año en curso hacia atrás.


2. UtilizandoBase de Datos.


Ejecutamos el programa de base de datos, y seleccionamos las opciones correspondientes para la búsqueda de datos.


El acceso a la información es por medio de una aplicación de base de datos que hace búsquedas por fecha, numero de documento, cedula, nombre contratista, tipo de archivo.


Contamos con un sistema de copias de seguridad diaria en disco duro y usb, para evitar perdida de documentos.


Al finalizar el trabajo se entregan 3 copias de la información en unidad de DVD.

 

       

 
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San Juan Capistrano - California - USA

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