PROYECTO DIGITALIZANDO AL VALLE

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 NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA
La Ley 962 (Ley Anti trámite), aspectos que ayudan en la implementación de tecnologías de Manejo Documental
 
La ley Anti trámite presenta aspectos importantes relacionados con el Manejo Documental de las empresas, sobre todo ahora que existe la fuerte corriente de digitalizar documentos.
 

Muchas dudas existentes al interior de las organizaciones sobre almacenamiento físico, destrucción de soportes, entre otras, serán resueltas en los siguientes artículos y que potencian el uso de tecnologías como Formatos Electrónicos de Documentos y Sistemas de Gestión Documental.

El 8 de julio de 2005, se aprobó la LEY 962, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Esta nueva Ley fue publicada en el DIARIO OFICIAL bajo el radicado 45963.

La gestión documental se está modernizando y tecnificando y es así como día a día las empresas han iniciado procesos de digitalización documental, con el fin de servir la información de una manera más oportuna, de protegerla y de reducir las áreas de almacenamiento. El estado colombiano no está ajeno a modernizacióny por lo tanto ha promulgado la presente Ley, la cual se ha conocido como ley Antitrámites.

Los aspectos más sobresalientes de esta Ley los trascribimos a continuación.


Artículo 1º,
Numeral 1. Fortalecimiento tecnológico.

 
La ley 962(Ley Anti trámite), aspectos que ayudan en la implementación de tecnologíasde Manejo Documental.
La ley Anti trámite presenta aspectos importantes relacionados con el Manejo Documental de las empresas, sobre todo ahora que existe la fuerte corriente de digitalizar documentos.
 
Muchas dudas existentes al interior de las organizaciones sobre almacenamiento físico, destrucción de soportes, entre otras, serán resueltas en los siguientes artículos y que potencian el uso de tecnologías como Formatos Electrónicos de Documentos y Sistemas de Gestión Documental
 
Con el fin de articular la actuación de la Administración Pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública ,en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración Pública.
 

Artículo 6º.
Medios Tecnológicos.


Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.
 
La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.
 
Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública.
 
En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.
 
La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8  del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.
 
Parágrafo 1º. Las entidades y organismos de la Administración Pública  deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.
 
Parágrafo 2º. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.
 
Parágrafo 3º. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.
 

Artículo 26. Factura Electrónica.


Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
 
La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio.
 

Artículo 28. Racionalización de la conservación de librosy papeles de comercio.


Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento ocomprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
 
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
 

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrado en normas especiales.



LEY 39 DE 1981

 

(Abril 3)

 

EL CONGRESO DE COLOMBIA

 

DECRETA:



ARTICULO2o. Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta la copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su reproducción exacta y correcta conservación. Será causal de mala conducta el incumplimiento de la anterior disposición.

 

ARTICULO 5o. Esta Ley rige apartir de la fecha de su sanción y deroga todas las disposiciones que le seancontrarias.

DECRETO 2527 DE 1950
(Julio 27)
 
por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
 
El Presidente de la República de Colombia, en uso de las facultades que le confiere el artículo 121 de la Constitución Nacional, y
 
CONSIDERANDO:

Que por Decreto 3518 de 1949 se declaró turbado el orden público y en estado de sitio todo el territorio nacional;

Que es conveniente darle mayor seguridad a los archivos, tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patrias.
 
Que la técnica moderna permite, por el procedimiento de microfilm, conservar los archivos en las mejores condiciones de seguridad, economía y eficacia, por lo cual se hace no sólo licita sino aconsejable la microfilmación.
 

Que corresponde al Gobierno la organización de los archivos oficiales, procurando su tecnificación para el mejoramiento de la Administración pública, y la fijación de condiciones para la validez con mérito probatorio de las copias de documentos públicos y privados,



DECRETA:

Artículo 1º.- Autorizase el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal, y también en los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto.



Artículo 2º.- Modificado por el Decreto Nacional 3354 de 1954 .No se podrá microfilmar ningún documento, ni ser destruido después de ser microfilmado, sino cuando el original haya sido sometido al trámite normal y conservado durante el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.         
       

      

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm deberá aplicarse en los archivos oficiales de la Administración Nacional, Departamental y Municipal, y en los de las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la vigilancia del Estado, cumpliendo las disposiciones de este Decreto y las que para cada caso establezca la correspondiente autoridad, sea Ministerio, Gobernación, Alcaldía, Superintendencia o junta directiva.


Artículo 3º.- Al comienzo de cada rollo de película en que se vayan a microfilmar documentos, o material de un archivo, deben hacerse las siguientes anotaciones:



1) Número de orden del rollo y fecha en que secomienza;

2) Nombre de la entidad o persona a quienpertenezca el archivo;

3) La determinación del material que se va a copiaren él y;

4) El nombre y la firma de la persona bajo cuyaresponsabilidad se hizo la microfilmación,

Artículo 4º.- Los documentos o el material que sea microfilmado yque haya quedado correctamente copiado en la cinta, podrá ser (sic) destruidodespués de eso, preferentemente por la incineración. Derogado por la Ley 80 de 1989

Al final del rollo, inmediatamente después delúltimo documento que contenga, se copiará un acta en que conste:



1. La fecha en que se terminó defilmar el respectivo rollo o cinta;

2. El número de orden del rollo yla cantidad de documentos que contiene, a ser posible con una lista o detallesde ellos;

3. El estado en que haya quedadofilmada la cinta, expresando los vicios que tenga, los espacios en blanco quehayan quedado, las correcciones o recortes que se le hayan hecho, etc.;

4. El nombre y la firma delapersona bajo cuya responsabilidad se hizo la microfilmación del respectivo rollo,y La certificación jurada de que todo el material que aparece en el rollo fuedestruido, con la expresión de la forma y fecha en que se hizo, firmada por elque la haya hecho y por dos testigos.



Artículo 5º.- La copia de un documento o de cualquier pieza deun archivo que haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que laley le otorga al original así copiado, siempre que la microfilmación se hayahecho de acuerdo con las normas de este Decreto y las disposiciones especiales que para cada archivo hayaestablecido el correspondiente Ministerio, Gobierno , Alcaldía,Superintendencia, junta directiva o autoridad administrativa competente, ysiempre que la respectiva copia sea autenticada de acuerdo con los artículossiguientes.



Artículo 6º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientesa archivos oficiales o de entidades sometidas a la vigilancia del Estadodeberán ser autenticadas al respaldo por el empleado que ejerzan las funcionesde Jefe del respectivo archivo, o por quien tenga autorización para ello, conla indicación de la disposición legal o reglamentaria que le haya concedido esaautorización, y el señalamiento del número de orden del rollo o cinta de dondese haya copiado.



Artículo 7º.- Las copias de los documentos microfilmados pertenecientesa archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no oficialesni sometidas a la vigilancia del Estado, deberán ser autenticadas por lapersona que las expida, y si fuere necesario para fines judiciales, por unNotario Público, previo examen y confrontación del respectivo rollo de donde sehaya copiado.



Artículo 8º.- El original de las actas a que se refiere elartículo 4 de este Decreto debe conservarse sin ser destruido, para que sirvade control del archivo ya microfilmado, y si es de personas o entidades nooficiales, deberá protocolizarse en una Notaria.



Artículo 9º.- El presente Decreto rige desde su fecha.



Comuníquese y publíquese.



Dado en Bogotá, a 27 de julio de 1950.



El Presidente de la República, MARIANO OSPINA PEREZ. El Ministro de Gobierno, LUIS IGNACIO ANDRADE. El Ministro de Relaciones Exteriores, EVARISTO SOURDIS. El Ministro de Justicia, PEDRO MANUEL ARENAS. El Ministro de Hacienda y Crédito Público, HERNÁN JARAMILLO OCAMPO. El Ministro de Guerra, ROBERTO URDANETA ARBELAEZ. El Ministro de Agricultura y Ganadería, JUAN GUILLERMO RESTREPO JARAMILLO. El Ministro de Trabajo, VICTOR G. RICARDO. El Ministro de Higiene, JORGE E. CAVELIER. El Ministro de Comercio e Industrias, CÉSAR TULIO DELGADO. El Ministro de Minas y de Petróleos, JOSÉ ELIAS DEL HIERRO. El Ministro de Educación Nacional, MANUEL MOSQUERA GARCES. El Ministro de correos y Telégrafos, General GUSTAVO ROJAS PINILLA. El Ministro de Obras Públicas, VICTOR ARCHILA BRICEÑO.
 
NOTA: El presente Decreto legislativo fue elevado a la categoría de Ley de la República (Ley 141 de 1961).
CONSTITUCIÓN POLÍTICA

• PATRIMONIO CULTURAL.

• PATRIMONIO DOCUMENTAL ART 8 Y 72.

• DERECHO A LA INTIMIDAD ART. 15.

• LIBERTAD DE EXPRESIÓN Art. 20

• DERECHO DE PETICION ART 23.

• ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS. ART 74
 
NORMAS ARCHIVISTICAS ESPECÍFICAS

• LEY 80 DE1989.

• DECRETO 1777 DE 1990.

• ACUERDO 07 DE 1994 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.

• DECRETO 1382 DE 1995.

• LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS.
 
LEY GENERAL DE ARCHIVOS.LEY 594 DE 2000.

• OBJETO

• REGLAS Y PRINCIPIOS

• FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ESTADO

• APLICACIÓN

• ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN TODOS SUS NIVELES.

• ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS.

• ORGANISMOS REGULADOS POR LALEY.
 
D EF I NI C I O N E S
 
"ARCHIVO” conjunto de documentos cualquiera sea su forma fecha y soporte material acumulados en un proceso por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.
 
"ARCHIVO PÚBLICO” conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales. Los que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
 
"ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO” tiene valor para la historia, investigación ciencia, cultura. Declarado por el legislador.
 
"DOCUMENTO DE ARCHIVO” registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
 
"FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA” son actividades que comprenden desde la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente.
 
GESTIÓN DOCUMENTAL” actividades administrativas o técnicas para la planificación, manejo y organización.
 
"SOPORTE DOCUMENTAL” medios que contienen información: papeles, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales, sonoros.
 
"TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL” series con sus correspondientes tipos documentales. Tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
 
"DOCUMENTO ORIGINAL” fuente primaria de información con autenticidad e integridad.
 
PRINCIPIOS GENERALES
 

Fines de los archivos.

Importancia de los archivos.

Institucionalidad.

Responsabilidad.

Administración y acceso.

Función de los archivos.
 
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

Archivos desde el punto de vista territorial.

Archivos según la organización del estado.
 
OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS

Creación, organización, preservación, control

Teniendo en cuenta los principios de

Procedencia y orden original, el ciclo vital de

Los documentos y la normatividad archivística.
 
RESPONSABILIDAD-PROPIEDAD-MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
La administración pública es responsable de la gestión de los documentos y de la administración de sus archivos. Es producto y propiedad del estado. Éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Son un bien de uso público no susceptibles de enajenación.
 
La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
 
El archivo general de la nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios.
 
INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS
Se deben garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
 
En los casos de construcción, adecuación de espacios, adquisición o arriendo de edificios públicos, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
 
RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS
Al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el archivo general de la nación.
 
RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO

Principios de la ética profesional.

Constitución política de Colombia (artículo 15).
 
LEYES Y DISPOSICIONES QUE REGULEN SU LABOR.
SOPORTE DOCUMENTAL
Se podrá incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de archivos: medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se cumplan con los siguientes requisitos:
 
• Organización archivística de los documentos.
 

• Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión.

 
• Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
 
• Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
 
• Supresión, fusión o privatización de entidades públicas
 
• deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
 
• Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
 
• Obligatoriedad de las tablas de retención documental para todas las entidades del estado.
 
DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS
El archivo general de la nación y el sector correspondiente reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales y documentos producidos por entidades privadas que presten servicios públicos.
 
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos públicos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución o a la ley. Podrán solicitar copia de los mismos.
 
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
• En los archivos públicos y privados se debe garantizar el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la constitución y las leyes.
 
MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985
Se modificó el inciso segundo del artículo 13 de la citada ley.
 
CONTROL Y VIGILANCIA
• El archivo general podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en esta ley y sus normas reglamentarias.
 
• encontrada una situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos o dará traslado a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
 
PREVENCIÓN Y SANCIÓN
El archivo general de la nación y las entidades territoriales, a través de sus respectivos consejos de archivos tendrán estas facultades:
 
1. Emitir órdenes.
 
2. Multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.
 
3. Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la ley 200 de 1995.
 
4. Si constituye hecho punible se aplica lo establecido en el código penal.
 
PROTOCOLOS NOTARIALES
 
• Se crea la obligación de crear los archivos notariales del respectivo círculo.
 
CALIDAD DE LOS SOPORTES
Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o inter nacionales que para el efecto sean acogidas por el archivo general de la nación.
 
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES.

Estas normas serán dictadas por el archivo General de la nación.

 
APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL.

La procuraduría general de la nación y la contraloría general de la república.

Prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al archivo general de la nación, para el cumplimiento de lo PRECEPTUADO EN ESTA LEY.
 
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